Como escolher um escritório de contabilidade?
É um consenso entre empreendedores que a contabilidade é parte vital de qualquer empresa. Justamente por isso, é muito importante ter cautela na escolha do escritório que irá assessorar você e o seu empreendimento.
Sim, essa decisão precisa ser feita com mais cuidado do que muitos acreditam. Do contrário, grandes prejuízos podem vir à tona.
Pense: quando você contrata um serviço de qualidade, todos os balancetes, emissões de guias, gestão de contratos, escrituração, entre outros itens, são resolvidos sem que você se preocupe. No entanto, se o serviço de assessoria for ruim, será preciso lidar com clientes frustrados, impostos atrasados, gestão bagunçada, erros de escrituração, dívidas, perda de receita e outras tantas dores de cabeça.
Portanto, saber como escolher um escritório de contabilidade é crucial para a evolução de seu empreendimento. Desse modo, decidimos fazer este post para apontar os principais elementos que devem ser considerados durante o processo de escolha da sua assessoria contábil.
Fique com a gente até o final e aprenda a escolher da melhor forma possível o escritório que vai lhe representar!
7 fatores essenciais para escolher um escritório de contabilidade
A seguir, veja a lista que preparamos com os principais fatores que devem ser analisados antes da decisão final. Lembre-se de fazer isso junto com pessoas em que você confie e que tenham experiência com esse tipo de contratação.
1- Estrutura
A estrutura pode fazer toda a diferença, pois através dela já se pode ter uma noção do que o escritório pode te oferecer e no que ele pode te atender. Por isso, é importante conhecer mais profundamente alguns detalhes o local onde ele está situado, a estruturação dos setores, quais equipamentos ele possui, quantos profissionais podem se dedicar, etc. Caso seja inviável fazer uma visita ao local, certifique-se de verificar o seu website para ver as fotos e vídeos que eles disponibilizam.
Procure saber também quais sistemas, tecnologias e ferramentas o escritório utiliza em seus serviços. Assim você ficará por dentro do que poderá esperar de suas atividades, especialmente com relação à segurança, eficiência e qualidade do atendimento prestado.
Verifique se há um backup de dados em locais diferentes, um time de TI interno, GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), cloud computing, banco de dados alinhado ao fluxo, sistemas financeiros bem estruturados e seguros, etc.
2- Experiência
É claro que existem alguns escritórios de contabilidade que fornecem um serviço de qualidade mesmo sem possuir tanta experiência na área. Contudo, quando ele é experiente, as suas atividades serão realizadas em um nível superior e diferenciado.
Isso porque as assessorias contábeis que já passaram por diversos tipos de situação foram agregando cada vez mais conhecimento de causa ao longo dos anos. Sendo assim, elas conhecem macetes e técnicas criativas que irão colaborar com mais rapidez e eficiência, algo que uma empresa mais nova provavelmente não poderia oferecer tão bem.
Busque seus cases de sucesso, seus principais clientes e os seus anos de trabalho, tanto do escritório quanto dos profissionais. Isso já irá filtrar muito mais as suas opções, deixando as melhores e excluindo as não tão qualificadas.
3- Atendimento
Não se pode escolher um escritório de contabilidade sem antes verificar os seus canais de comunicação e a qualidade de seu atendimento. Afinal, é preciso saber se você vai poder contar com eles quando precisar.
Identifique todas as formas de contato, veja se há uma boa gama de canais de comunicação ou se são muito limitados. Ligue para os números disponíveis, mande e-mails, dê uma olhada nas redes sociais, visite o escritório, etc. Tudo isso fará uma grande diferença nos critérios de escolha, pois você perceberá se eles estão prontos para solucionar os problemas quando você necessitar ou se eles são enrolados e demoram para dialogar.
Analise também os profissionais de atendimento e se eles possuem boa vontade na hora de tirar dúvidas e responder questionamentos. Pode parecer óbvio que sim, afinal, esclarecer dúvidas é uma das principais atribuições desse tipo de assessoria, mas nem sempre isso é feito a contento.
4- Segmentação
Preste muita atenção em que segmentos o escritório de contabilidade está capacitado para prestar serviço.
Você pode encontrar aqueles que são especializados em apenas um nicho ou aqueles que realizam atividades para diversos segmentos e são generalistas.
O ideal é encontrar um escritório de contabilidade que tenha uma especialização maior no nicho em que você está inserido. Isso fará com que os profissionais saibam exatamente do que você precisa e como resolver as suas solicitações.
Os escritórios generalistas podem até solucionar alguns problemas, mas não terão o know how daquele segmento em específico, o que pode fazer toda a diferença na hora de achar as melhores resoluções.
5- Habilitação
Você sabia que a atividade do contador é regulamentada e está submetida a uma legislação rigorosa? O artigo 1.177 do Código Civil trata da responsabilidade civil desse profissional. Portanto, se algo estiver legalmente errado com o escritório, tanto ele quanto você poderão ser penalizados por isso.
Dessa forma, verifique se o escritório possui a habilitação necessária para prestar este tipo de assessoria, checando se os contadores estão registrados no Conselho Regional de Contabilidade (CRC). Anote o número de inscrição deles e faça uma consulta ao CRC da sua jurisdição.
6- Indicação
Quando uma pessoa em quem confiamos indica algo já é um bom sinal, certo? Portanto, vale a pena levar em conta o que indivíduos de confiança te indicaram. Mesmo assim, é importante analisar o escritório bem, considerando todos os itens que mencionamos acima.
7- Não caia em armadilhas
Não podemos esquecer daquele velho ditado: “O barato pode sair muito caro”. Tome cuidado com ofertas muito abaixo do mercado. Não há milagres nem na atividade contábil.
Se você se interessar por uma oferta tentadora, não deixe de ler atentamente a minuta do contrato de prestação de serviços. Os custos das entrelinhas pode sair mais caro do que você imagina.
Por fim, seguindo essas dicas ficará muito mais fácil para você encontrar uma assessoria de contabilidade que preste serviços com qualidade, segurança e eficiência. Com contadores competentes, as suas preocupações diminuem e os seus negócios crescem mais!
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