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Muitos brasileiros sonham há tempos adquirir a sua independência financeira e se tornar seu próprio chefe. Ou mesmo, pretendem abrir uma empresa pra colocar em prática uma ideia nova ou vender um produto novo.
E você? Alguma vez você já se perguntou como abrir uma empresa?
Não se preocupe. Nós vamos lhe mostrar aqui de uma maneira resumida os passos para se abrir uma empresa. Porém, uma boa ideia e vontade de empreender não são suficientes para tirar os planos do papel. É preciso ser realista em relação ao negócio como também é preciso ter um mínimo de noções de administração de empresas, ou poder contar com alguém que tenha.
Abrir uma empresa é a parte mais fácil do processo. O custo total para a abertura de uma empresa pode variar entre R$ 800,00 a R$ 3.500,00. Tudo vai depender do tipo de empresa, local, atividade, variedade de serviços prestados, etc.
As coisas começam a complicar quando começamos a falar em gerir a empresa, ou seja, na parte burocrática, nos deveres e obrigações. Mas isso é assunto pra outro artigo.
Partindo-se do princípio de que o futuro empreendedor já domine o mercado no qual irá atuar e já conheça muito bem a concorrência que vai enfrentar, vamos então falar sobre como abrir uma empresa.
Objetivo
A primeira etapa a ser vencida é a definição do objetivo da empresa, tecnicamente conhecido como objetivo social.
É esta definição que vai balizar as atividades que a empresa vai exercer e vai contribuir para a determinação dos CNAE’s (Classificação Nacional de Atividades Econômicas). Os CNAE’s são importantes para a identificação de qual modelo tributário mais se adequa à futura empresa.
Definição da sede
Ainda antes de iniciar o processo de fato, é importante definir o local do estabelecimento da empresa. Há diversas armadilhas em relação a este aspecto.
Se a sua futura empresa pretende vender mercadorias diretamente ao consumidor, o imóvel escolhido precisa dispor de habite-se comercial. Além disso, o zoneamento da prefeitura precisa permitir o tipo de comércio a ser praticado. Sem isso, não será possível obter o registro no Estado para emitir notas fiscais.
Porém, se você pretende criar uma empresa de comércio eletrônico onde não haverá atendimento humanizado a clientes e fornecedores, em algumas cidades você pode constituir sua empresa em espaços compartilhados (coworkings) ou até mesmo no seu endereço residencial. Nestes casos, não será possível manter o estoque no endereço da empresa.
Mas se a sua futura empresa prestará serviços, o imóvel escolhido também precisa dispor de habite-se comercial. Já nestes casos, fica mais simples a contratação de endereços virtuais (coworkings). Mas não é qualquer tipo de serviço que se enquadra nestes casos.
Por fim, a legalidade do imóvel escolhido é determinante para se obter os registros da empresa na Prefeitura e no Estado (nos casos de comércio). Sem estes registros não se conseguirá o alvará de funcionamento e, sem ele, não será possível obter a autorização para emitir notas fiscais.
Informações cadastrais
Para dar sequência ao processo burocrático, a partir desta etapa será necessário fornecer os dados dos sócios. O escritório de contabilidade solicitará cópias dos documentos dos sócios, conforme abaixo:
- cópia do documento dos sócios contendo o CPF
- cópias de comprovante de residência dos sócios
- ocupação/profissão com o número de registro profissional (se for o caso)
- estado civil
- RNE no caso de estrangeiros
- endereço da empresa
- cópia do espelho de IPTU contendo a inscrição imobiliária
- contrato de aluguel do imóvel (se for o caso)
- detalhamento dos serviços que serão prestados pela empresa
- valor do capital social, valor da cota e o montante de cotas de capital para cada sócio
Contrato Social
É no contrato social que serão formalizadas as participações de capital de cada um dos sócios do empreendimento. Além disso, serão também definidas as atividades da empresa e sua forma de funcionamento (modelo tributário, participação dos sócios, etc).
Neste momento já é importante identificar se sua futura empresa poderá enquadrar-se no Simples Nacional, que é uma excelente forma de reduzir alíquotas de tributos e simplificar sua forma de pagamento junto aos órgãos do Fisco.
Na maioria dos casos o contrato social é elaborado pelo contador e submetido aos sócios para conferência antes de coletar as respectivas assinaturas.
Registro na Junta Comercial
Uma vez reunidas todas as informações e elaborado o contrato social, o próximo passo é o seu registro na Junta Comercial. Mas para isso, cada sócio da empresa precisará dispor de certificado digital para assinar digitalmente o contrato social. Os certificados digitais para pessoa física costumam custar a partir de R$ 135,00 (A1) com validade de 1 ano.
Se tudo ocorrer bem, em alguns a empresa passará a existir de fato e terá seu próprio número de CNPJ.
Com o CNPJ em mãos, já começam a existir as obrigações acessórias da empresa e, por isso, o empresário precisa imediatamente contratar uma empresa de contabilidade.
Além disso, também já será possível a assinatura de contratos, abertura de conta bancária, contratação e treinamento de colaboradores e aquisição de produtos e serviços em nome da empresa. Contudo, isso não significa que a empresa já possa iniciar suas atividades. Falta ainda os alvarás, que é o próximo passo.
Obtenção dos alvarás
Para que uma empresa possa ser constituída em um determinado endereço, os imóveis precisarão do Alvará de Prevenção e Proteção Contra Incêndio – APPCI, expedido pelo Corpo de Bombeiros Militar do estado. Esta solicitação deverá ser protocolada juntamente ao Corpo de Bombeiros, que fará uma avaliação do grau de risco da edificação. O procedimento para liberação do alvará varia de acordo com o grau de risco de cada edificação.
Todos os estabelecimentos comerciais, industriais e/ou de prestação de serviços também precisam de uma licença prévia do município para funcionar. Esta licença é o Alvará de Funcionamento e Localização. Ele deve ser solicitado junto à prefeitura e o procedimento para obtenção do alvará varia de acordo com a legislação de cada município.
As demais secretarias do município como as de Saúde, Meio Ambiente, Planejamento, Obras e Viação, poderão estar envolvidas no processo de legalização de uma empresa, tudo vai depender da atividade desenvolvida. Mas isso o seu contador vai orientar-lhe da melhor maneira.
Início do funcionamento
Agora sim, com o alvará de funcionamento já é possível iniciar as atividades. Mas atenção a um detalhe: o tempo total entre o primeiro contato com o contador até a obtenção do alvará pode levar de 45 a 90 dias.
Como já foi mencionado anteriormente, toda empresa passa a estar obrigada a manter uma escrita contábil logo a partir do momento de obtenção do seu CNPJ.
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Administração financeira
A liberação para o funcionamento da empresa não é garantia de sucesso. O empresário deve-se ater a partir de agora à gestão financeira e administrativa.
Comece por separar a sua vida financeira da vida financeira da empresa. Apesar de ser uma ideia bastante simples, muitos empresários iniciantes têm dificuldade de diferenciar uma coisa da outra.
Tirar dinheiro do caixa para comprar roupas ou pagar os produtos do estoque da empresa com o cartão de crédito pessoal são péssimos exemplos de como lidar com as finanças. Para evitar essa “salada mista”, é importante definir um salário (pró-labore) para os sócios de acordo com a lucratividade da empresa.
Vale lembrar que o pró-labore só existe quando o sócio trabalha na empresa. Quando não for esse o caso e o sócio atue apenas como investidor, deve ser feita uma distribuição dos lucros. Todavia, nem todo o lucro deve ser repartido entre os sócios, pois uma parte deve se reinvestida na empresa para que esta se desenvolva e cresça.
Planejamento
O principal problema que os empresários de primeira viagem enfrentam é a falta de planejamento. É uma questão bastante ampla e que engloba praticamente todos os aspectos da empresa. Qualquer um no comando de um negócio precisa saber qual é o seu público-alvo e o que fará para o atingir. Este deve ser um dos primeiros objetivos de quem pretende se tornar um empreendedor.
Por exemplo: em qual ponto colocar um restaurante self-service? Que tipo de publicidade usar para atingir um público ideal? Como não ficar dependente de apenas um fornecedor? Esses são alguns exemplos de perguntas que devem ser feitas na fase inicial de abertura de um negócio.
O planejamento financeiro empresarial também é fundamental porque é ele que vai definir quanto de crédito será necessário: os gastos iniciais e mensais, os custos com pessoal e fornecedores e a margem de lucro esperada. Nesse ponto, é importante destacar que quase todas as empresas, mesmo as de sucesso, demoram alguns anos para começarem a ser lucrativas.
Planejamento financeiro em mãos, a administração ocorre sem improvisos ou contratempos. Basta que você siga seu plano, adequando-o quando necessário, de forma a usar o dinheiro de forma inteligente e tomando nota de cada transação.
Considerações finais
Agora que você já tem a noção de como abrir uma empresa, é só uma questão de se planejar e dar início à realização do seu sonho.
Aqui na Tecplan Contabilidade nós temos uma equipe exclusiva para abertura de empresa e realizamos todo esse processo pra você. Abrimos sua empresa de forma rápida, simples, segura, barata e sem dores de cabeça.
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